Описание услуги

Зачастую в компании знания передаются от одного сотрудника следующему и т.д.

С ростом компании отследить все ли передано новому сотруднику становится сложно, трудоемко и ведет к негативным последствиям.

Что помогает избежать неприятных моментов?

По мере роста компании необходимо разрабатывать простые и понятные инструкции на повторяющиеся процессы. Такие процессы необходимо выполнять вовремя и в полном объеме. Они важны и обеспечивают стабильную работу компании.

Существующая инструкция/регламент сокращает время передачи дел, не дает возможно забыть какой-то процесс, а вернее дает возможность посмотреть как это должно быть выполнено.

Существуют и недостатки регламентации:

  • необходимы затраты как на разработку, так и на поддержание актуальности документации;
  • чрезмерная регламентация снижает гибкость бизнеса;
  • необходимо обеспечить сохранность документации дабы избежать их утечке;
  • внедрение регламентов может вызвать сопротивление, так как далеко не всякая регламентация желанна работникам – многие из них держатся в организации только за счет активного участия в создании и поддержании хаоса.

Конечно, инструкции устаревают и требуют пересмотра через какое-то время. В крупных компаниях бывает специальная должность, в обязанности которой входит отслеживать актуальность регламентов и вносить изменения. На мелких - обычно занимается руководитель подразделения, к которому относится инструкция.

Но текучка забирает все время и часто такая работа не по душе руководителю. В таком случае привлекают стороннюю организацию, которая выполнит данную работу. А в процессе выполнения также внесет предложения "со стороны".

Повторяющиеся процессы должны быть регламентированы. Это сократить Ваше время и расходы.

  • Простота описания
    Инструкция должна быть написана настолько просто и понятно, чтобы даже сотрудник, который не связан с этим процессом мог прочесть и выполнить не задавая дополнительных вопросов.
  • Хорошо описаны процедуры и действия
    Это значит в правильном порядке и ничего не упущено.
  • Иллюстрация и кросс-ссылки разрешены
    Не стоит переписывать части других регламентов - можно просто указать ссылку на него. Иллюстрация с помощью скриншотов только приветствуется.

Описание важных (основных) процессов также необходимо. Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку менеджменту.

Регламент процесса – является составляющим интеллектуального капитала предприятия. Регламентированный процесс способствует анализу и совершенствованию, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит элементом прозрачности работы предприятия.

 

Когда возникла проблема или сбой, а через некоторое время повторилась, необходимо зафиксировать такой факт и создать инструкцию. В дальнейшем она существенно снизит повторения неприятного факта.

Чаще всего предприятия регламентируют следующие процессы:

-  обслуживание клиентов;

- снабжение необходимыми ресурсами: финансовый менеджмент, управленческий учет, работа с подрядчиками и поставщиками, составление бюджета, управление персоналом;

- ведение документооборота, слаженность работы органов управления и контроля.